Vollständigkeit

Jede eingehende und ausgehende E-Mail mit geschäftlichem Bezug muss lückenlos archiviert werden.
Auch Anhänge gehören dazu – sie müssen unverändert gespeichert werden.
Manuelles Löschen oder Aussortieren ist nicht erlaubt.

Unveränderbarkeit (Manipulationssicherheit)

Eine einmal archivierte E-Mail darf nicht mehr veränderbar oder löschbar sein.
Das Archivierungssystem muss dies technisch sicherstellen, z. B. durch WORM-Technologie (Write Once, Read Many).

Auffindbarkeit & Wiederherstellbarkeit

E-Mails müssen über eine Suchfunktion schnell auffindbar sein.
Falls eine Steuerprüfung oder ein Rechtsstreit ansteht, muss die E-Mail sofort abrufbar sein.

Aufbewahrungsfristen beachten

Geschäftliche E-Mails unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten:
6 Jahre für allgemeine Geschäfts- und Handelsmails
10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen (z. B. Rechnungen)
Die Fristen gelten ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail empfangen/gesendet wurde.

DSGVO & Datenschutz

Archivierung muss DSGVO-konform sein, d. h.:
Personenbezogene Daten dürfen nur gespeichert werden, wenn es notwendig und zulässig ist.
Ein Löschkonzept für nicht archivierungspflichtige Daten ist nötig.
Archivierte E-Mails müssen gegen unbefugten Zugriff geschützt sein (Verschlüsselung, Zugriffskontrollen).